PRÄVENTION · DETEKTION · REAKTION

So funktioniert Lumaid
im Detail.

Drei Säulen, ein System: Prävention, Detektion, Reaktion. Auf Tool-Ebene, nicht auf Personenebene. Hier sehen Sie, wie jede Säule konkret arbeitet.

SÄULE 01

Prävention

Der Hinweis im richtigen Moment bevor Daten das Unternehmen verlassen.
SÄULE 02

Detektion

Sichtbarkeit auf Tool-Ebene – vollständig ohne Personenbezug.
SÄULE 03

Reaktion

Lizenzieren, blockieren oder umleiten, agierne Sie schnell und nachvollziehbar.
01SÄULE · PRÄVENTION

Der Hinweis im richtigen Moment bevor etwas passiert.

Die meiste KI-Nutzung und Datenabflüsse passieren nicht aus böser Absicht. Mitarbeitende wissen im Moment der Nutzung oft nicht, dass ein Tool ein KI-Tool ist oder dass Daten das Unternehmen verlassen. Prävention setzt genau hier an: am Kontaktpunkt, bevor etwas passiert.

FEATURE 1.1

PII-Erkennung in Freitext

Lumaid erkennt, wenn personenbezogene Daten in ein Tool eingefügt werden. Direkt bei der Eingabe, nicht erst beim Absenden.

SO FUNKTIONIERT ES
  • Erkennung läuft lokal im Browser
  • Pro Tool einzeln aktivierbar oder deaktivierbar
  • Hinweis, bevor die Daten abgeschickt werden
Der Nutzen: Verhindert, dass personenbezogene Daten versehentlich in ein nicht freigegebenes Tool kopiert werden. Kein Verbot, kein Blocken, denn ein Hinweis im richtigen Moment reicht meistens.
Bild: PII-Erkennung
SCREENSHOT: Eingabefeld mit markiertem Namen & IBAN + Warnhinweis · empf. 720×480 px
FEATURE 1.2

Dokumenten-Erkennung

Das gleiche Prinzip wie bei Freitext, angewendet auf Dateien. Lumaid erkennt, wenn ein Dokument in ein KI-Tool geladen wird, egal ob Screenshot, Bilddatei oder PDF.

SO FUNKTIONIERT ES
  • Erkennung greift beim Upload, unabhängig vom Dateiformat
  • Prüft, ob dem Nutzer bewusst ist, dass es ein KI-Tool ist
  • Hinweis, dass Daten aus dem Dokument abwandern können
Der Nutzen: Schließt die Lücke, die reine Text-Erkennung offen lässt. Ein Vertrag als PDF oder ein Screenshot mit Kundendaten wird genauso erfasst wie eingegebener Text.
Bild: Dokumenten-Erkennung
SCREENSHOT: PDF-Upload mit Warnhinweis-Overlay · empf. 720×480 px
FEATURE 1.3

Nudging: Das digitale schwarze Brett

Ein Banner, der seitlich in das genutzte Tool einläuft. Informationen genau dort, wann und wo sie gebraucht werden. Nicht erst in einer Schulung Wochen später.

SO FUNKTIONIERT ES
  • Erscheint direkt im Tool, im Arbeitsfluss zeigt Do´s & Don´ts
  • Kann auf freigegebene Alternativtools verweisen
  • Global bis zu drei Links – z. B. KI-Richtlinie, Use-Case-Meldung, Tool-Anfrage
Der Nutzen: Die meisten handeln nicht aus Absicht falsch.Sie wissen schlicht nicht, was erlaubt ist. Nudging schafft Orientierung, ohne zu blockieren, und gibt einen Weg, fehlende Tools aktiv anzufragen statt sie heimlich zu nutzen.
Bild: Nudging-Banner
SCREENSHOT: Nudging-Banner im Tool (Startseite vorhanden) · empf. 640×760 px

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02SÄULE · DETEKTION

Sehen, was wirklich genutzt wird ohne Personen zu überwachen.

Detektion zeigt, was im Unternehmen wirklich genutzt wird. Vollständig ohne Personenbezug: Lumaid erfasst, welches Tool wann, wie lange und oft angesteuert wurde. Nicht wer es angesteuert hat.

FEATURE 2.1

Vollständige Tool-Übersicht ohne Personenbezug

Eine unternehmensweite Übersicht, welche KI-Tools im Browser angesteuert werden.

„Lumaid erkennt automatisch, welches Tool aufgerufen wird, und gleicht es mit Ihren Regeln ab. Gespeichert wird nur das Ergebnis dieses Abgleichs – nicht, wer ihn ausgelöst hat."
01

URL wird geöffnet

Ein Tab wird im Browser aufgerufen.

→
02

Tool erkannt?

Abgleich mit der Tool-Datenbank.

→
NEIN

Tool unbekannt → keine Erfassung.

JA

Automatischer Regelabgleich: freigegeben, eingeschränkt oder gesperrt.

→
03

Ergebnis gespeichert

Nur Tool-Ebene, kein Personenbezug.

Extension arbeitet ohne Login · zu keinem Zeitpunkt erkennbar, wer aktiv ist
Der Nutzen: Vollständige Sichtbarkeit auf Tool-Ebene, ohne Mitarbeitende zu überwachen. Das ist der Kern der Betriebsratsfreundlichkeit von Lumaid.
FEATURE 2.2

Nutzungsmuster erkennen

Lumaid zeigt, wann Tools angesteuert wurden und wie lange sie genutzt werden.

SO FUNKTIONIERT ES
  • Erfassung von Zeitpunkt und Nutzungsdauer je Tool
  • Muster erkennbar – z. B. Hinweise auf private statt geschäftliche Nutzung
Bild: Nutzungsmuster
SCREENSHOT/GRAFIK: Heatmap der Nutzungsintensität · empf. 900×360 px
Der Nutzen: Nutzungsmuster liefern Kontext, den eine reine Tool-Liste nicht liefert. Wird ein Tool dauerhaft und intensiv genutzt, ist der Handlungsbedarf ein anderer als bei einem einmaligen Zugriff.
FEATURE 2.3

Erster Risikoscore

Jedes erkannte Tool erhält eine initiale Risikoeinschätzung.

SO FUNKTIONIERT ES
  • Automatische Einordnung auf Basis der Tool-Datenbank
  • Score zeigt, wie kritisch die Nutzung ist und ob Handlungsbedarf besteht
Bild: Erster Risikoscore
SCREENSHOT: Tool-Liste mit Risiko-Badges (HIGH/MEDIUM/LOW) · empf. 900×320 px
Der Nutzen: Priorisierung statt Datenflut. Nicht jedes Tool erfordert sofortiges Handeln – der Score zeigt, wo es wirklich brennt.
03SÄULE · REAKTION

Verhältnismäßig entscheiden – auf Basis echter Daten.

Auf Basis der Detektionsdaten entscheiden Sie, wie mit einem Tool umgegangen wird. Verhältnismäßig und nachvollziehbar – drei Optionen, eine Einstellung.

ChatGPT
chat.openai.com · MEDIUM
POLICY JE TOOL
Bild: Policy je Tool
SCREENSHOT: Reaktions-Auswahl – Lizenzieren / Blockieren / Umleiten · empf. 1000×360 px
FEATURE 3.1

Lizenzieren

Erkennt echten Bedarf und macht ihn nutzbar.

SO FUNKTIONIERT ES
  • Use Cases werden proaktiv sichtbar, bevor ein Tool zum Risiko wird
  • Grundlage für eine bewusste Lizenzierungsentscheidung
Der Nutzen: Statt Schatten-Nutzung zu bekämpfen, wird aus echtem Bedarf eine offizielle, sichere Lösung.
FEATURE 3.2

Blockieren

Aktives Sperren von Tools mit hohem Risiko.

SO FUNKTIONIERT ES
  • Einzeltool-Blocking möglich
  • Kategorisiertes Blocking für ganze Risikoklassen
Der Nutzen: Gezieltes Blockieren dort, wo es nötig ist – statt eines pauschalen Verbots, das nur auf private Geräte verschoben wird.
FEATURE 3.3

Umleiten auf Alternativen

Leitet Mitarbeitende direkt auf ein freigegebenes Alternativtool um.

SO FUNKTIONIERT ES
  • Erkennung des Use Case hinter der Tool-Nutzung
  • Direkte Weiterleitung auf die passende, sichere Alternative
Der Nutzen: Mitarbeitende bleiben produktiv. Die Lösung ist eine Alternative, keine Lücke.
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